CONSULTING TOPICS
Biến vấn đề quản lý,thành công việc cụ thể có thể xử lý.
Sau khi mở rộng kinh doanh, điều chỉnh bộ phận hoặc tăng nhân sự, cách phân công và quy định cũ có thể không theo kịp. Hãy tìm ra khâu công việc bị tắc trước, rồi xác định trách nhiệm, tiêu chuẩn và quy trình cần thay đổi. Có thể điều chỉnh một hạng mục, hoặc trao đổi mối liên hệ giữa vài vấn đề.
01Trách nhiệm bộ phận không rõ · Bàn giao lặp lại · Việc gì cũng chờ lãnh đạo quyết
Trách nhiệm bộ phận và phân công phối hợp
Theo dõi quá trình công việc luân chuyển giữa các bộ phận để rà soát nhiệm vụ chính, trách nhiệm vị trí và quan hệ báo cáo. Tìm ra các khâu trùng lặp, thiếu sót và chờ quyết định, rồi trao đổi về người phụ trách chính, người phối hợp, nội dung bàn giao và cách xử lý ngoại lệ.
Kết hợp với các cấp quản lý và yêu cầu phê duyệt của doanh nghiệp, xác định những việc do vị trí xử lý và những việc cần báo cáo lên. Có thể hình thành thuyết minh trách nhiệm bộ phận, bảng trách nhiệm vị trí then chốt và danh mục quyền hạn phối hợp để các bên liên quan trao đổi xác nhận.
Nội dung rà soát cụ thể
- Đối chiếu với công việc thực tế, sắp xếp trách nhiệm của bộ phận và vị trí then chốt, tìm ra chỗ giao thoa và chỗ trống.
- Xác định người phụ trách chính, người phối hợp, yêu cầu bàn giao và cách xử lý ngoại lệ cho các việc liên bộ phận.
- Kết hợp với cấp quản lý và nhu cầu phê duyệt, trao đổi những quyết định nào do tuyến đầu thực hiện, những quyết định nào cần báo cáo lên.
Tài liệu có thể hình thànhThuyết minh trách nhiệm bộ phận, bảng trách nhiệm vị trí then chốt, danh mục trách nhiệm quyền hạn và phối hợp.
Trao đổi vấn đề phân công↗
02Đánh giá dựa trên cảm tính · Tiêu chuẩn không nhất quán · Kết quả khó trao đổi
Tiêu chuẩn hiệu suất và quy trình đánh giá
Bắt đầu từ công việc mà vị trí cần hoàn thành, trao đổi cách xác định mục tiêu, ghi nhận quá trình từ đâu, ai đánh giá và phản hồi. Từng vị trí cần xác định riêng yêu cầu về kết quả và quá trình, tránh dùng một biểu mẫu chung để giải thích mọi công việc.
Với những nội dung dễ phát sinh bất đồng, nêu rõ cách xác định chỉ số, nguồn bằng chứng, chu kỳ đánh giá và cách thức phản hồi. Có thể xây dựng bản giải thích chỉ số đánh giá công việc, bảng ghi nhận công việc, kế hoạch trao đổi và cải thiện. Doanh nghiệp quyết định tiêu chuẩn và biện pháp quản lý sẽ áp dụng; chuyên viên tư vấn hỗ trợ rà soát và đưa ra đề xuất.
Nội dung rà soát cụ thể
- Phân biệt kết quả công việc với yêu cầu quá trình, chọn lọc chỉ số thực sự liên quan và có thể ghi nhận cho vị trí.
- Xác định định nghĩa chỉ số, nguồn ghi nhận, chu kỳ đánh giá và cách đánh giá riêng cho từng vị trí.
- Sắp xếp việc xác nhận mục tiêu, rà soát quá trình, phản hồi kết quả và xử lý bất đồng, trao đổi phương án cải thiện tiếp theo.
Tài liệu có thể hình thànhThuyết minh chỉ số hiệu suất theo vị trí, bảng ghi nhận đánh giá, trao đổi hiệu suất và kế hoạch cải thiện.
Trao đổi đánh giá hiệu suất↗
03Hồ sơ phải bổ sung qua lại · Phê duyệt phải thúc giục · Bàn giao chỉ bằng lời
Quy trình quản lý nhân sự hằng ngày
Chọn các việc thường gặp như đề xuất tuyển dụng, nhận việc hoặc chuyển vị trí, xem một lần thực hiện thực tế cần những tài liệu nào, qua những ai, chỗ nào bị trả lại nhiều lần. Hiểu hệ thống và hồ sơ hiện có trước, rồi trao đổi các bước có thể đơn giản hóa hoặc bổ sung.
Có thể hình thành sơ đồ quy trình, danh mục thực hiện, biểu mẫu thường dùng và hướng dẫn sử dụng, xác định trách nhiệm khởi tạo, thẩm định, xác nhận và lưu trữ. Vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động hoặc phán đoán pháp lý khác cần lấy ý kiến chuyên môn phù hợp riêng.
Nội dung rà soát cụ thể
- Xem từng bước thực hiện, tài liệu cần thiết và người phê duyệt, tìm ra khâu khai báo trùng lặp và khâu không ai theo dõi.
- Xác định trách nhiệm khởi tạo, thẩm định, xác nhận và lưu trữ, cùng người xử lý các trường hợp đặc biệt.
- Thống nhất biểu mẫu thường dùng và hướng dẫn điền, trao đổi cách hệ thống hiện có phối hợp, tránh thêm một bộ hồ sơ trùng lặp.
Tài liệu có thể hình thànhSơ đồ quy trình nhân sự, danh mục thực hiện, biểu mẫu thường dùng và hướng dẫn sử dụng.
Trao đổi quy trình nhân sự↗
04Tiêu chuẩn thăng tiến không rõ · Đào tạo không định hướng · Nhân sự kỹ thuật nòng cốt chỉ có thể chuyển sang quản lý
Quy định thăng tiến và đào tạo
Xoay quanh lộ trình phát triển của vị trí, trao đổi yêu cầu trách nhiệm ở các cấp, điều kiện thăng tiến, bằng chứng công việc và người tham gia đánh giá. Vị trí chuyên môn và vị trí quản lý có thể được mô tả yêu cầu phát triển riêng theo công việc thực tế.
Có thể hình thành lộ trình phát triển, điều kiện thăng tiến, biểu mẫu đánh giá và quy định kết nối đào tạo. Việc rà soát, đánh giá và sắp xếp khóa học cho từng người được xác định riêng qua dịch vụ tương ứng; không thể chỉ dựa vào một bảng quy định để quyết định kết quả cá nhân.
Nội dung rà soát cụ thể
- Kết hợp đặc điểm vị trí, trao đổi lộ trình phát triển chuyên môn và quản lý, cùng yêu cầu trách nhiệm ở các cấp.
- Xác định điều kiện thăng tiến, bằng chứng công việc cần nộp, người tham gia đánh giá và cách phản hồi.
- Chuyển khoảng cách năng lực thành thực hành công việc, hướng dẫn của quản lý hoặc sắp xếp đào tạo, xác định rõ trách nhiệm theo dõi.
Tài liệu có thể hình thànhLộ trình phát triển vị trí, điều kiện thăng tiến và biểu mẫu đánh giá, gợi ý sắp xếp đào tạo.
Trao đổi thăng tiến và đào tạo↗
